(*) Por Francisco Reisner

A Hilda é simplesmente a melhor gerente do tempo que eu conheço. Ela é uma boa usuária de métodos e técnicas de administração do tempo. Ela aplica de forma muito eficiente seus conhecimentos neste assunto e deles colhe os benefícios. Ela consegue uma excelente produtividade no trabalho e principalmente qualidade em sua vida pessoal.

Eu nunca vi a Hilda reclamar do excesso de trabalho, nem quando as coisas se acumulam aos montes. Eu sempre vi nela uma atitude pragmática para solucionar rapidamente as atividades necessárias. Ela nunca procrastina. Ela planeja antecipadamente e age criteriosamente dentro do planejado. Ela divide seu tempo em blocos, de forma que uma tarefa seja executada até a sua finalização, o que ela prefere, ou, em ultima hipótese, até a tarefa se tornar demasiadamente enfadonha.

Sem dúvida é a melhor gerente de tempo que conheço e tem sido nos últimos anos o meu melhor exemplo de que qualquer tarefa bem gerenciada no tempo é mais fácil de ser executada e é realizada com mais prazer. Foi com ela que reaprendi o prazer de ver as coisas sendo terminadas rapidamente. A Hilda nunca deixa uma tarefa pela metade. Segundo suas próprias palavras: “As coisas não terminadas que fazem a gente tropeçar no caminho da vida!” Traduzindo: as tarefas inacabadas vivem à nossa frente lembrando-nos que devem ser terminadas. Vivem nos aborrecendo, elas nunca vão embora!

Depois de ler como a Hilda é eficiente em sua administração do tempo, você deve estar curioso sobre quais foram os cursos ela fez para se tornar uma especialista neste assunto. Na verdade, a Hilda nunca fez nenhum curso, ela aprendeu o que sabe através de seu raciocínio e de sua própria criatividade.  Aliás, a profissão da Hilda nem exige expertise na administração do tempo, ela somente a usa para ter uma qualidade de vida melhor. A Hilda é a empregada lá de casa.

Mas o que existe nas atividades da Hilda que possa servir para as minhas próprias atividades? Bom, vamos nos aprofundar um pouco nas técnicas dela e depois voltamos. A Hilda trabalha em dois empregos e vai até eles diariamente. Ela planeja os seus horários de acordo com a necessidade de cada um dos seus patrões. No meu caso, que não tenho filhos e preciso dela para fazer a faxina, lavar a roupa, cozinhar e passear com o meu cachorro, ela adotou chegar às 9h30. Ela descobriu que não importava o horário que chegasse, desde que cumprisse suas tarefas. O horário de chegada foi determinado para que ela não ficasse muito tempo presa no congestionamento de São Paulo. Para uma outra pessoa, que tem filhos, ela toma conta da molecada, além de fazer as mesmas tarefas que faz mim. Ela tem que chegar até às 8h, pois os garotos ficam sob sua guarda a partir deste horário. Bem, Hilda chega às 7h30 para também não ficar presa no trânsito. Ou seja, ela determina o horário de chegada no trabalho pela conveniência dela em conjunto com a necessidade de seus patrões.

Vamos voltar para a minha casa. Assim que ela chega, a primeira coisa que faz é recolher todas as roupas sujas e lavá-las. Por que esta é a sua primeira atividade? Em primeiro lugar, para que no dia seguinte ela não tenha muita roupa para lavar e em segundo lugar para que tenha roupas secas nos dias seguintes para passar. Desta forma, tanto a atividade de lavar como a atividade de passar fica dividida em pequenos blocos, ou seja, faz todo dia um pouco. Ela repete este procedimento com absolutamente todas as suas outras atividades. Ela não procrastina as tarefas e também as faz de forma que tarefas relacionadas sejam contempladas (como no caso de lavar para ter roupas para passar a seguir). As tarefas são também alocadas em horários para atender demandas específicas, como dois passeios diários com cachorro na hora certa para ele fazer suas necessidades na rua.

Quando viajamos, voltamos trazendo na bagagem uma quantidade indecente de roupas sujas. Você pensa que a Hilda se perde? Nem por um instante! Entra em ação um mutirão que envolve a permanência dela em uma atividade com muita persistência até ver este “incômodo” em seu planejamento eliminado. Perceba que ela faz um planejamento para resolver o seu dia-a-dia e que o coloca tenazmente em prática, mas que também ela reage imediatamente para combater os imprevistos e voltar a sua rotina diária. Sabe o que ela ganha com todo o seu planejamento, ação imediata sem procrastinar e flexibilidade para acomodar imprevistos? Ela sai normalmente da minha casa às 16h30. Ela ganha qualidade de vida, pois evita novamente o congestionamento e revê mais cedo sua família, onde tenho certeza realiza com o mesmo afinco as tarefas domésticas de sua própria casa.

Bem, resolvi imitar a dona Hilda na gestão do meu próprio tempo. Como? Hoje eu planejo meu dia seguinte no final do dia anterior. Desta forma, eu sei quais tarefas eu tenho que fazer no dia seguinte, antes do dia começar. Evito fazer o que não foi planejado. Mas se tiver que fazer, persigo tenazmente um caminho para voltar para o meu planejamento diário. Eu hoje começo a me divertir somente depois de ter cumprido o meu planejamento. É uma delícia a sensação de cumprir as tarefas em tempo adequado. Por exemplo: este artigo está sendo escrito criteriosamente dentro do planejamento para a divulgação. O curioso a respeito deste artigo é que eu tinha planejado apenas o tempo para escrevê-lo. No entanto, quando comecei ainda não sabia qual seria o assunto que abordaria. Mas, como sentei em frente do meu computador com o claro objetivo de produzi-lo, taí! O que ganhei com isto, além do enorme prazer de ver esta tarefa terminada e que espero sinceramente ajude-o a pensar em um meio de administrar melhor o seu precioso tempo, é a possibilidade de ainda encontrar meu cachorro disposto a brincar comigo. Obrigado Hilda!

Aproveite e vá para: http://www.reisner.com.br/mais.php, na opção apresentações veja dicas para administração do tempo

(*) Francisco Reisner é sócio-diretor da Reisner Consultores Associados.