Um rico e poderoso sultão, certa noite, sonhou que havia perdido todos os dentes. Preocupado, ele mandou chamar seus dois conselheiros mais sábios. Ao perguntar para seus eles o que significava o intrigante sonho o primeiro lhe falou, “todos da sua família morrerão antes de vossa alteza!”.

O sultão, transtornado e furioso, mandou para a masmorra o insensível e agourento sábio. O segundo, ao ser consultado disse: ”este sonho quer dizer que o senhor terá uma vida muito longa”. Satisfeito com a resposta o sultão concedeu um polpudo prêmio por sua sabedoria.

Ambos os sábios escolheram palavras e formas diferentes para dizer a mesma coisa ao sultão. No entanto, a forma como as coisas são ditas, por mais corretas e precisas que estejam, podem desencadear as mais diversas reações nas pessoas. Portanto, na comunicação existe um aspecto comportamental muito importante que não pode ser negligenciado pelo líder. No mundo corporativo, principalmente na área de gestão de projetos em que a realização de todas as atividades com prazo, qualidade e custos desejados é fundamental, a comunicação é essencial para que as “engrenagens” funcionem de forma harmônica e no tempo necessário.

E como gerenciar todas as informações geradas nos projetos de modo eficiente?

O primeiro passo é planejar a comunicação. O processo não pode simplesmente acontecer. O gestor e sua equipe devem definir como irá ocorrer. É claro que é inevitável as pessoas conversarem, trocarem idéias, mas a comunicação oficial do projeto deve ser bem definida e clara para evitar ruídos e desentendimentos.

Portanto, para planejar a comunicação em projetos devemos pensar nos objetivos, nas reuniões que teremos, nas mensagens e documentos que serão gerados e trafegados durante toda a sua execução, nas estratégias de comunicação, na temporalidade da comunicação, mídias utilizadas e após o término do projeto, o arquivamento de todo conteúdo gerado.

Comprometimento - Atualmente temos tecnologia que apóia sensivelmente essa comunicação tais como blogs, portais, intranets, sistemas de gerenciamento de projetos, e-mails, instant messengers e outros dispositivos. Mas tais avanços e facilidades podem facilmente se transformar em problemas de over communication. Quem não recebe emails em demasia? Quem não recebe emails com documentos anexados de páginas e páginas? Utilizar apropriadamente as mídias e tecnologias disponíveis é fundamental para se obter o desejo e o comprometimento dos elementos do projeto. De acordo com Bill Quirke, consultor inglês e autor do livro “Communicating Change”, existe uma mídia apropriada para cada tipo de comprometimento necessário.

Um bom exemplo é o famoso e-mail, que é muito bom para conscientização (ou seja, recebo um email e tenho noção do assunto). As pessoas recebem e-mails ou boletins de informações e ficarão conscientes das ações executadas pela equipe, mas nem sempre passar um email é ter o comprometimento e engajamento necessários. Quando se pretende um envolvimento no assunto, é necessário fazer algo presencial ou interativo, como reuniões ou conferências para a troca de informações e geração de idéias e conhecimento. Portanto, o uso apropriado de midias de comunicacao tem o poder de gerar o envolvimento e o comprometimento das equipes.

Se planejar a comunicação é fundamental, de nada vai adiantar se não nos preocuparmos se todas as etapas deste processo foram bem executadas. As informações devem ser geradas no tempo apropriado, enviadas ao público alvo sem ruídos e conforme o planejado. Manter o status do projeto atualizado, com informações consistentes e atualizadas, é fundamental para a boa gestão de um projeto.

Ao mesmo tempo, manter as reuniões produtivas é instrumento vital para manter o projeto em um ritmo desejado e executar correção de eventuais desvios que possam ocorrer. Vale lembrar que persistência e disciplina ajudam muito para a manutenção da comunicação. Esta comunicação ainda é fundamental no encerramento de projetos. Todos os documentos gerados devem estar sistematizados e guardados. Ao final deve-se fazer um relatório e sistematizar as lições aprendidas coletadas durante o projeto, dessa forma erros passados não serão cometidos e futuras execuções de projetos serão mais dinâmicas e eficientes.