Estou participando de uma reunião sobre projetos ágeis agora, neste minuto. Não sou desenvolvedora, nem analista de negócios e não tenho treinamento formal em Agile. Mas lidero oficialmente um processo de TI e, portanto, participo dessas ligações diárias.

Participo de maneira superficial, principalmente para ver o que está acontecendo na empresa e me manter informada. Alguns dias eu participo ativamente. Outros dias eu apenas ouço. Eu ligo a câmera e pelo menos tento parecer que estou engajada. Palavra-chave: ‘’estar presente’’.

Dito isso, nos últimos 20 minutos desta ligação, respondi a alguns e-mails em paralelo, verifiquei meu calendário e procurei freneticamente na estante um livro que gostaria de referenciar neste artigo que lhes escrevo agora. Não encontrei o livro, então simplesmente levantei e fui procurar, pois era algo que para mim tinha mais importância que a reunião. Nem percebi que havia perdido o foco.

Além de tudo isso, no fundo da minha mente estão as reuniões consecutivas que tenho o dia todo hoje, o que preciso fazer para me preparar para cada uma delas, os cinco currículos que preciso revisar para uma posição aberta que precisava preenchida há muito tempo, e também coordenando uma mudança na rede da empresa com grande impacto, e ao mesmo tempo levando em conta o fato de que preciso lavar roupas, minha cama não está arrumada, o que teremos para o jantar e assim continua. Alguma semelhança com a sua vida?

Multitarefa é um distintivo de honra. Usamos com orgulho. Eu acho que as mulheres sentem especialmente que precisamos fazê-lo, pois são muito boas nisso. Mas os homens também são cobrados por isso, o que cito aqui é um problema do ser humano do século XXI. 

O livro que eu estava procurando e, eventualmente, encontrei, é ‘’Além do feliz: Mulheres, Trabalho e Bem-Estar’’, um livro adorável da Dra. Beth Cabrera. O livro é preenchido com dados baseados em pesquisas sobre como equilibrar efetivamente carreira e família. Embora seja voltado para mulheres, é adequado para qualquer pessoa. Eu tinha esse livro em mente porque a Dr. Cabrera aborda especificamente a multitarefa, dizendo que devemos evitar totalmente. Ela cita um estudo do Journal of Experimental Psychology, intitulado Controle executivo de processos cognitivos na alternância de tarefas, que descobriu que a produtividade pode ser reduzida em até 40% quando você se alterna entre tarefas. Isso significa que a multitarefa não está nos ajudando a fazer mais, na verdade está nos levando a fazer menos.

Um pesquisador de Stanford, Clifford Nass, descobriu que os profissionais multitarefas crônicos eram realmente piores na classificação de informações relevantes e irrelevantes. Ele até descobriu que quando um multitarefa está focando apenas em uma tarefa, seu cérebro é menos eficiente e eficaz. Portanto, a multitarefa não é apenas ineficaz, mas prejudica a função cerebral no futuro. Com o tempo, o profissional multitarefa realmente perde capacidade cognitiva. Isso é assustador!

Eu conheço esses dados na pele. Acredito que seja verdade, e ainda aqui estou tentando fazer cinco coisas ao mesmo tempo todos os dias úteis da minha vida. Alguns pesquisadores dizem que é porque estamos entediados ou impacientes. Outros dizem que é porque é confortável alternar entre as coisas (como as guias estão abertas no seu navegador agora, sabe?).

Independentemente disso, é um hábito que precisa ser MUDADO.

Mas como vamos fazer isso? Primeiro, você precisa reconhecer o fato e se comprometer a parar. Dito isto, agora estou aqui, dias depois, escrevendo este artigo com toda a minha atenção. Passei algum tempo procurando maneiras de quebrar o hábito de multitarefa. Não vou dividir com vocês uma enciclopédia cheia de teorias, mas sim o que realmente estou fazendo e colhendo resultados práticos. São os seguintes pontos:

• Remova as distrações. Para escrever este artigo, fechei todas as outras janelas do meu computador e silenciei o meu telefone. Checar o e-mail constantemente, entrar em outro monitor ou o relógio perturbá-lo com todas as mensagens é contraproducente. Eu amo meu relógio Apple. Eu realmente amo. Mas não posso dizer quantas vezes olhei para um alerta e fui completamente desviado por causa da leitura do assunto de um email. Desative os alertas e recupere apenas emails e mensagens de texto quando reservar um tempo específico para isso.
  
  
• Conclua uma coisa de cada vez. Isso é difícil, pois a maioria de nós tem vários projetos em andamento o tempo todo. Se for esse o caso, divida as coisas em partes e trabalhe com uma parte de cada vez. Comprometa-se com 20 minutos de trabalho. Eu disse a mim mesma que vou trabalhar direto por 20 minutos, depois fazer uma análise e decidir se posso trabalhar mais 20 minutos consecutivos. Às vezes eu trabalho. Às vezes eu dou uma curta caminhada. Não importa o que aconteça, estou comprometido com 20 minutos por vez.
  
  
• Crie prazos realistas ou até apertados para si mesmo. Passe algum tempo se tornando realmente hábil na estimativa dos tempos de conclusão. Procure dar a si mesmo tempo suficiente para fazer algo sem espaço para mexer. Com muito pouco tempo, você ficará frustrado. Com muito tempo, você se deixará distrair. Trabalhe para ser um profissional em saber quanto tempo realmente levará você a fazer alguma coisa. Faça disso um jogo. Aprenda com você mesmo.
  
  
• Pratique o calendário defensivo. Se você estiver em reuniões o dia todo, todos os dias, não poderá realizar outro trabalho. Essa foi uma lição difícil para eu aprender. É algo que me assombra também. Eu tenho dificuldade em dizer não, então tenho a tendência de aceitar todas as reuniões que me solicitarem. Sei que está fora de controle quando tenho cinco reuniões no meu calendário para o mesmo horário. Isso realmente aconteceu nesta semana, portanto, rola a tentativa de comparecer duas ao mesmo tempo. Quando isso acontece, e acontece, é hora de dar um passo atrás e perguntar se eu realmente preciso estar em tudo. Quem posso enviar em meu lugar? Quais são minhas prioridades? Eu bloqueio os almoços todos os dias porque o almoço é importante para mim. Eu preciso desse tempo de inatividade no meio do dia (e eu amo comer). Bloqueio as manhãs de segunda-feira para planejar e bloqueio o máximo possível de sexta-feira para encerrar as coisas, terminar qualquer coisa que resta e refletir sobre a semana. Nem sempre funciona, mas é definitivamente melhor do que permitir que todos e todos marquem reuniões no meu calendário sempre que quiserem, preenchendo todo o calendário.
  
  
• Comunicar. A comunicação é importante por várias razões e deve ser feita de várias maneiras. Na verdade, acredito que a comunicação é a resposta para quase qualquer problema. Nesse quesito, você deve comunicar à sua equipe, de cima a baixo, o que está tentando fazer. Informe às pessoas que você está definindo uma meta para se concentrar mais e ser mais produtivo. Informe-os como você está controlando sua agenda e que é importante que você não tenha interrupções. Isso não significa que você não está disponível para sua equipe. Isso significa que você estrutura esse tempo. Se sua equipe perceber que está recebendo toda a sua atenção durante o tempo que você dá a eles, eles entenderão que você está dando toda a atenção em outro lugar quando não for a hora deles.
  
  
• Estar presente. Por fim, encorajo você a realmente se envolver. Permita-se estar no momento que escolheu de corpo e alma. Não deixe sua necessidade de fazer tudo fazer com que você perca o que está acontecendo no momento. A vida é curta. Esteja lá para isso.
  
  Este é um projeto em andamento para mim. Eu sei o que fazer, mas nem sempre. Prova disso é como eu comecei este artigo. Eu terminei da maneira certa, dessa vez. Me sinto muito melhor com o trabalho que fiz agora. Você também se sentirá com os seus. 

* Vicki Rogers tem mais de 20 anos de experiência em TI e atualmente é gerente sênior de mudança da Georgia Tech. Anteriormente, ela era gerente sênior de TI da Amtrak e gerente de service desk da Universidade da Geórgia. Ela possui experiência em gerenciamento de serviços, gerenciamento de mudanças, desenvolvimento de liderança e diversidade em TI. Ela esteve envolvida na criação, implementação e adoção de service desk das melhores práticas de ITSM, bem como no fornecimento de TI. Vicki possui um MBA em Gestão de Negócios, um MBA em Aprendizado, Liderança e Desenvolvimento Organizacional. Sua pesquisa de pós-graduação envolveu o cultivo e o desenvolvimento de mulheres líderes nas divisões de TI do ensino superior. Vicki é palestrante nacional sobre liderança, gerenciamento de serviços, diversidade e mudança. Fora do trabalho e da escola, Vicki é mãe de duas universitárias brilhantes e bem-sucedidas e uma schnauzer muito mimada.