Em mais um encontro de nosso grupo de discussão HDI AGOV - Advisory Board de Governo, que nos orienta sobre os rumos da TI no setor público nacional, debatemos o tema ‘’paperless’’, expressão que traduzida do inglês significa ‘’sem papel’’, e que é, sem dúvida, um dos temas mais discutidos nas instituições públicas e também privadas no momento, com as áreas de tecnologia de tais instituições no cerne deste desafio.

Em resumo, o setor público nacional, com todas as suas regras, vem procurando se adequar a essa nova realidade da administração, na qual substitui-se arquivos físicos pelos digitais, bem como assinaturas digitais em documentos oficiais, e assim por diante.

O grupo inicia o debate com a seguinte pergunta: o que está segurando a adoção do ‘’paperless’’ no governo? Sabemos que NÃO são limitações tecnológicas!

Relatos dos próprios membros do grupo mostram exemplos de que é plenamente possível trabalhar com documentos e processos digitais na grande maioria das atividades. Em uma das instituições citadas como exemplo na conversa, iniciou-se o processo de aculturamento em 2017 e hoje os servidores do órgão possuem verdadeira ‘’alergia’’ ao processo de documentação física.

Vários órgãos desenvolveram suas próprias soluções para trabalharem ‘’sem papel’’. Existe uma plataforma desenvolvida pelo TRF-4 e disponibilizada pelo próprio governo brasileiro chamada SEI - Sistema Eletrônico de Informações, que tem o intuito de disseminar a cultura do trabalho com documentação digital no país e apoiar o setor público em geral com uma tecnologia funcional.

Leia um breve resumo do SEI, extraído do ‘’Portal do Software Público Brasileiro’’, gerenciado pelo Ministério do Desenvolvimento, Planejamento e Gestão, atual Ministério da Economia:

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal e objetiva a melhoria no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do público usuário e redução de custos.’’

Leia mais sobre o SEI: https://softwarepublico.gov.br/social/sei/sobre-o-sei

Bom, temos softwares e muitos casos de sucesso de mudanças culturais dos servidores públicos em relação ao trabalho ‘’sem papel’’. Então voltamos à pergunta: o que está segurando a adoção do ‘’paperless’’ no governo?

Se você enfrenta dificuldades na implementação de um modelo de gestão de documentos digitais, fica a nossa dica: persista! Você chegará lá!!

Uma vez rompida a resistência e cruzada a linha, não haverá volta e o trabalho passará a ser muito mais eficiente. Lá na ponta, essa melhoria de produtividade e redução de custos de impressão impactarão de forma positiva o cidadão e o meio ambiente.

- Um dos pontos a serem considerados nessa adoção como desafio, é o convencimento dos departamentos jurídicos nos órgãos públicos brasileiros, por dois motivos:

1. É a área que provavelmente mais utiliza o papel em contratos e documentos oficiais;
2. Olham para possíveis problemas legais quanto ao uso em diversas circunstâncias, pois precisam garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade de seus contratos, ações, processos e documentos importantes em geral.

- Um segundo ponto são as particularidades legais e regulamentais que afetam cada órgão. Por exemplo, em instituições financeiras, além da tramitação de alguma contratação, há o processo de microfilmagem de documentos, e o ‘’paperless’’ pode impactar tal processo.

- Transformação digital não é apenas trocar a impressora por um scanner! É necessário mudar o processo ou ciclo de tramitação desses documentos, com um novo mindset.

Em organizações em que o processo tem maior número de tramitações, pode-se distribuir as responsabilidades com modelo ‘’paperless’’. Por exemplo, um servidor fez a pesquisa de preço, então ele assina digitalmente essa etapa. Outro servidor fez a proposta, assina tal etapa. Enfim, o processo é assinado em partes, fato esse que agiliza a tramitação e aprovação dos temas. Perceba nesse caso, como o modelo digital ou ‘’paperless’’ tem ligação com os modelos ágeis de gestão de projetos! Em outro artigo falaremos mais dessa conexão.

Ao usar um software como o SEI, ou similar, você pode ter a autenticação do ato ou documento utilizando usuário e senha ou o certificado digital. Os dois modelos existem, uma vez que o negócio pode exigir um rigor diferenciado a depender do tipo de documento. Num pedido de afastamento ou pedido de abono trabalha-se com usuário e senha apenas. Já em contratações, é preciso o uso do certificado digital. Isso é um exemplo específico de uma realidade, mas poderá variar de órgão para órgão.

O ponto chave, ao debater isso em uma instituição, é colocar os prós e contras de cada tipologia de processo ou documento a ser trabalhado digitalmente e entender quais são, de imediato, elegíveis. Inicia-se assim, por ondas, e a cultura digital naturalmente vai se instalando entre os agentes públicos, em todos os níveis hierárquicos. 

Em relação à proteção, a TI tem que se resguardar pela guarda e disponibilidade do documento. Precisamos garantirmos que esse documento seja legível e verificável depois de anos, como prevê, em nível Federal, o e-ARQ Brasil em seu Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf).

Outro item importante é o carimbo de tempo. Ele certifica o instante no qual o documento foi assinado. Essa é uma questão comum e importante no processo de adotar o ‘’paperless’’, pois é preciso garantir o momento em que um documento foi assinado.

Outro benefício tangível e percebido por todos em dado momento é que fica muito mais fácil o acesso a qualquer documento que se necessite consultar, graças aos mecanismos de indexação e busca que podem ser implementados.

É preciso, porém, além de olhar para benefícios e melhorias encontradas, se atentar para os impactos no momento dessa transição para o ‘’paperless’’. Alguns que pudemos listar no debate:

• Impacto nos contratos de outsourcing de impressão. Contratos com franquia, por exemplo, precisam ser revistos. Se forem contratos longos (5 anos por exemplo), não acompanham a velocidade da transformação digital e fatalmente precisarão ser revistos mediante aditivo quantitativo ou até rescisão contratual.
• O processo eletrônico permite uma mudança significativa em relação ao processo em papel: o paralelismo. O digital pode ser mais produtivo por possibilitar o manuseio por vários servidores simultaneamente e de forma veloz, o que traz a necessidade de se organizar cultural e tecnologicamente para isso. Lembre-se, apenas digitalizar o papel em um scanner não é transformar nada!
• Teletrabalho: é preciso ter um maior cuidado com os horários e datas em que os documentos são assinados. No mundo ‘’paperless’’, não deve ser possível assinar com datas retroativas ou posteriores. 

Bom, esse foi o resultado de um primeiro debate do grupo HDI AGOV sobre o tema, e com certeza traremos, em breve, mais novidades.

Aliás, fique ligado na divulgação da grade temária do nosso evento voltado para serviços de TI para o setor público, o HDI EXPOGOV 2019. Estamos indo para a 7a. edição e o tema ‘’paperless’’ estará presente com toda certeza. Se for profissional do setor público, inscreva-se gratuitamente no evento clicando aqui.

Fato é: uma vez adotado, o ‘’paperless’’ é irreversível!

Um grande abraço,

HDI AGOV - Advisory Board de Governo